導入事例-トヨタL＆F静岡株式会社 | 株式会社ユニオンシンク

導入事例

Case

様々な業種・規模の企業様にご利用いただいております。

ワークフローシステム「業務デザイナー」

100以上の書類を電子化
場所を問わず、承認スピードUP

トヨタL＆F静岡株式会社

導入時期｜2020年5月
従業員数｜315名
事業内容｜フォークリフトなどの各種産業車両の販売（新車・中古車）、レンタル、リース、およびその修理など
適応業務｜稟議書の申請および承認、備品支給依頼、システムメンテナンスの決裁など

課題

・紙書類の配送とマネージャーの拠点間移動で、承認に1週間以上要することも

導入の決め手

・これまで通りの複雑な承認フローでもシンプルな操作で作成できる

効果

・承認のリードタイム短縮のほか、古い書式による申請の防止にもつながった

【課題】紙書類の配送とマネージャーの拠点間移動で、承認に1週間以上要することも

当社は静岡県内に約10拠点を構えており、申請・承認業務では稟議書などの紙書類を社内便でやり取りしていました。

配送には通常1〜2日を要し、加えて承認者は各拠点を移動して業務を行うエリアマネージャーという役職の人が多いため、タイミングによっては1件の承認に週単位の時間がかかるケースも発生していました。

【導入の決め手】これまで通りの複雑な承認フローでもシンプルな操作で電子化できる

電子化といってもいい意味でWebフォームぽくなく、帳票の見た目が変わらないというのが良かったと思います。車両の修理などを担当する職人の方にはパソコンの操作を苦手とする方もいましたが受け入れられやすかったですね。

もう1つ、当社の稟議には分岐のある複雑な承認フローが多いのですが、それを簡単な操作で電子化できるというのもポイントでした。導入してすぐに、複雑なフローから本番の運用に乗せました。

【導入後の効果】承認のリードタイム短縮のほか、古い書式による申請の防止にもつながった

導入から3年かけて、9割近く、100以上の書類を紙から電子に移行させました。承認者が拠点にいるかどうかに関係なくパソコンの画面上で進められるため、承認のリードタイムが大幅に短縮しています。

導入前は共有のサーバーにテンプレートを保管していたのですが、個人のパソコンにダウンロードして使い続けることができてしまいました。「業務デザイナー」ではテンプレートの更新で過去のバージョンが使えなくなるため、誤って古い書式で申請されない仕様になっていることもメリットだと感じています。

他にも、社員の異動があったときなどに使えるユーザー振替機能がとても便利で活用しています。

_{※2025年5月現在の情報です}