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文書管理システム「文書デザイナー」|最新版管理・改訂承認を効率化
文書管理システム「文書デザイナー」

社内文書の
最新版管理を確実に。

自社環境に構築し、登録・改訂・承認・公開まで一元管理

「文書デザイナー」は、社内規程、業務マニュアル、ISO文書などを一元管理する文書管理システムです。必要な文書を正しく、すばやく利用できる環境づくりを支援します。

  • 最新版管理
  • 改訂・廃止管理
  • 申請・承認ワークフロー
  • 文書体系図
  • AI検索
文書デザイナーの画面イメージ

「文書デザイナー」について詳しく知りたい方は
お気軽にお問い合わせください。

文書管理業務で
このようなお困りごとはありませんか?

共有フォルダや紙、Excel中心の管理では、最新版の判断や改訂状況の把握に手間がかかります

01

どれが最新版か
分からない

同じ文書が複数のフォルダに保存され、利用者が誤って旧版を参照・使用してしまう。

02

改訂・承認の進捗を
追いにくい

メールや紙による回覧では、誰の承認待ちなのか、どこまで改訂作業が進んでいるのかを把握しにくい。

03

必要な文書を
すぐに探せない

保管場所やファイル名が統一されておらず、必要な規程やマニュアルを探すために時間がかかる。

04

文書同士の関係が
見えにくい

規程、手順書、様式などの関連性を把握しにくく、文書改訂時の影響範囲を確認するために手間がかかる。

登録から公開までをつなげて管理する
文書管理システム

文書の作成・申請・承認・公開・改訂・廃止まで、文書ライフサイクル全体を一元管理します

文書管理業務に沿った運用フロー

文書ごとに承認ルートや発効日を設定し、利用者が参照すべき最新版を分かりやすく表示できます。旧版や改訂履歴も保持されるため、必要に応じて廃止された旧版の確認やダウンロードも可能です。

1. 文書を登録・改訂

社内規程、マニュアル、手順書などを登録し、改訂内容を管理

2. ワークフローで申請・承認

決められた承認ルートで確認し、承認履歴と進捗を記録

3. 発効日に最新版へ切り替え

発効日を基準に利用対象となる版を切り替え、最新版を分かりやすく表示

4. 履歴・関連文書を管理

旧版、改訂履歴、関連する規程や様式をまとめて確認

文書デザイナーの文書管理画面

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管理できる文書例

  • 社内規程
  • 業務マニュアル
  • 標準作業手順書
  • ISO関連文書
  • 申請書・様式
  • 各種社内文書

自社の業務に合った活用方法をご相談いただけます

導入によって期待できること

文書管理システムの導入により、文書管理にかかる負担を抑えながら旧版使用や承認漏れのリスクを軽減します

効果 01

旧版使用のリスクを軽減

発効日に応じて有効な版へ自動で切り替え、利用者に最新版として表示することで、誤って旧版を参照・使用するリスクを抑えます。

効果 02

改訂・承認状況を見える化

文書の申請や承認の進捗、担当者、承認履歴を確認しやすくし、処理の遅れや確認漏れを防ぎます。

効果 03

検索・参照時間を短縮

文書名や文書内のテキスト、関連情報から必要な規程やマニュアルを探しやすくし、検索や問い合わせにかかる時間を減らします。

効果 04

文書体系を見える化

規程、手順書、様式などの階層や関連性を整理し、文書全体の把握や改訂時の影響確認を支援します。

自社環境や運用要件に合わせて構築できるオンプレミス版

文書管理システム「文書デザイナー」は、お客様のサーバーや社内ネットワークへ構築するオンプレミス型の製品です。社内のセキュリティポリシーに沿った運用や、既存システムとの連携、個別の業務要件に合わせた構成をご相談いただけます。

動画とデモで操作イメージを確認

製品概要を把握しやすい紹介動画と、ブラウザ上で操作感を確認できるデモ動画をご用意しています。

①動画で見る

製品の概要や操作イメージを動画でわかりやすくご紹介します。

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② ブラウザで体験(セルフデモ)

製品の基本機能を、実際の操作感でご確認いただけます。
本デモンストレーションはブラウザから体験可能です。

フォーム入力完了後、自動で体験ページへ移動します。

デモ体験を申し込む

文書管理業務を支える主な機能

最新版管理、ワークフロー、検索、文書体系の見える化など、文書管理業務に必要な機能をご紹介します

最新版・版管理機能

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FUNCTION 01

最新版・版管理

発効日を設定し、利用者が使用する最新版を分かりやすく表示します。旧版や改訂履歴も保持されるため、必要に応じて旧版の確認やダウンロードも可能です。

  • 発効日に応じた最新版への切り替え
  • 旧版・改訂履歴の保持
申請・承認ワークフローイメージ

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FUNCTION 02

申請・承認ワークフロー

文書の登録、改訂、廃止をワークフローで申請・承認できます。担当者や進捗、承認履歴を確認しやすくします。

  • 多段階の申請・承認
  • 進捗・承認履歴の確認
文書体系図の自動作成

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FUNCTION 03

文書体系図の自動作成

規程、手順書、様式などの階層や関連性を体系図として表示し、文書全体の構造を把握しやすくします。

  • 文書階層の見える化
  • 改訂影響範囲の確認を支援
関連文書リンク

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FUNCTION 04

関連文書リンク

マニュアルと申請書、規程と関連様式など、関連する文書をひも付けて参照できます。

  • 関連文書へすばやく移動
  • 参照漏れの防止を支援
文書検索

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FUNCTION 05

文書検索

文書名や文書内のテキストから検索し、必要な文書へすばやくアクセスできます。文書の管理では、フォルダごとに参照権限や改訂権限を設定できます。

  • 文書名や文書内のテキストから検索
  • 詳細なアクセス権限設定
AI検索機能

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FUNCTION 06 / OPTION

AI検索機能

略称や送り仮名、表記ゆれなどを考慮し、検索語と異なる表現が使われている文書も見つけやすくします。 ※オプション機能

  • 表記ゆれ・略称を考慮
  • 検索漏れの軽減を支援

費用感や導入までの流れ、業務に合わせた活用方法などについてご相談いただけます

拡大画像

導入事例

「文書デザイナー」「文書デザイナー クラウド」をご利用いただいているお客様をご紹介します

自治体での活用事例

愛知県福祉局 高齢福祉課 様

紙からタブレットへ 自治体が進める立入検査業務の変革

導入事例を詳しく見る

<その他導入企業>

共進牧場

ローレルバンクマシン株式会社 ※敬称略

自社の文書管理業務に合った活用方法をご相談いただけます

資料ダウンロード

製品資料をダウンロードいただけます

パンフレット表紙

まずは資料で、製品の全体像を確認しませんか?

文書管理業務でよくある課題や主な機能、クラウド版とオンプレミス版の違いなどをご確認いただけます。

  • 最新版管理と改訂・承認の仕組み
  • 文書体系図や関連文書リンクなどの主な機能
  • クラウド版とオンプレミス版の違い

まずは製品の特長を短時間で把握したい方におすすめです。

無料で資料をダウンロード 課題整理や導入検討の参考資料としてご活用いただけます




よくあるご質問

文書管理システム「文書デザイナー」の概要をQ&A形式でご紹介いたします



文書デザイナーとはどのようなシステムですか?

社内規程、業務マニュアル、ISO文書などの登録・改訂・承認・公開・廃止を一元管理する文書管理システムです。最新版管理、ワークフロー、文書体系図、関連文書リンク、検索などの機能を備えています。

共有フォルダによる文書管理との違いは何ですか?

単なるファイル保管だけでなく、発効日を基準にした最新版の公開、申請・承認、改訂履歴、廃止管理、権限設定など、文書ライフサイクルに沿った管理ができます。

特定の部署だけで先行導入できますか?

はい。最少利用人数などの条件を確認しながら、特定部署から開始し、段階的に他部署や他拠点へ展開する運用をご相談いただけます。

文書の検索には対応していますか?

文書名や文書内のテキストから検索できます。また、略称や送り仮名、表記ゆれなどを考慮したAI検索機能もオプションとしてご用意しています。

AIを活用して文書管理業務を効率化できますか?

はい、可能です。オプションのAI検索機能では、略称や送り仮名、表記ゆれなどを考慮し、検索語と異なる表現が使われている文書も見つけやすくします。文書を探す時間の短縮や検索漏れの軽減に役立ちます。

将来的な利用範囲の拡大や、他システムとの連携について相談できますか?

はい、専門スタッフが初期段階からアドバイスさせていただきます。将来の拡張を見据えたシステム構成や、他拠点展開時のスムーズな連携についても、豊富な実績をもとにサポートいたします。

導入時や運用開始後のサポートはありますか?

導入前の業務ヒアリングから初期設定、運用開始後のフォローまで、専門スタッフがサポートします。運用定着まで伴走支援を行うため、初めてシステムを導入する場合でも安心してご利用いただけます。詳細はお問い合わせください。

試使用やデモ体験はできますか?

はい、可能です。製品概要を確認できる紹介動画に加え、ブラウザ上で基本機能を試使用できるデモ動画をご用意しています。また、ご要望に応じて、実際のソフトによる試使用も可能です。操作感や活用イメージをより具体的に確認したい場合は、お気軽にお問い合わせください。

クラウド版とオンプレミス版は選べますか?

はい。クラウド型の「文書デザイナー クラウド」に加え、オンプレミス環境で利用できる製品もご用意しています。お客様のセキュリティ環境、運用体制や既存システムとの連携要件に合わせて、適した導入形態をご提案します。




保守・サポート体制

導入から最新バージョンへのアップデートまで一気通貫で行います

保守・サポート体制_導入に向けての打ち合わせ

専門スタッフによる提案

提案前から万全のサポートを提供します。多くのお客様への直販実績をベースに、お客様毎の業務改善を一から提案させていただきます。
保守・サポート体制_環境セットアップ・導入サポート

万全な導入サポート

初期設定、管理者向け/利用者向けの操作教育まで、お客様の負担を極力抑えた導入を進めていきます。ご要望によって、導入後の運用面まで考慮した業務適用のお打ち合わせにも対応可能です。
保守・サポート体制_操作講習会・活用支援

安心の操作サポート

ソフトウェアの定型的な操作教育はもちろん、お客様のご要望にあわせ長くお使いいただく為のサポートを初期段階から行うことが可能です。詳細はユニオンシンク担当営業までご相談ください。
  • 保守・サポート体制_運用アドバイス
  • 保守・サポート体制_オンライン保守
  • 保守・サポート体制_最新版アップデート
  • 保守・サポート体制_カスタマーセンターについて

運用体制に合わせて選べる導入形態

クラウド版とオンプレミス版をご用意しています。社内の運用体制に合わせて最適な構成をご提案します

比較項目 クラウド版 オンプレミス版
おすすめのケース 初期費用や環境準備の負担を抑え、早く利用を開始したい場合 自社環境への構築、既存システム連携、個別要件への対応を重視する場合
運用・導入 サーバー準備や運用管理の負担を抑えやすく、月額サブスクリプションで利用しやすい 自社環境に合わせて構築し、社内ポリシーに沿った管理や連携を検討しやすい
導入準備・運用負担 環境準備や運用管理の負担を抑えやすい構成。個別要件や連携範囲は確認しながら検討します。 自社環境や社内ポリシーに合わせやすい構成。環境準備や運用体制を確認しながら進めます。
機能 オンプレミス版と同等の主要機能を搭載したクラウドサービス 主要機能に加え、既存システム連携や個別要件への対応を検討しやすい構成

※詳細はお問い合わせください。

文書管理業務の電子化でお困りではありませんか?

費用感や導入までの流れ、業務に合わせた活用方法などについてご相談いただけます。
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ご送信いただく個人情報は、株式会社ユニオンシンクのお問い合わせに関する回答と、当社のセミナーやイベントのご案内のみに使用いたします。個人情報を第三者に委託・開示・提供することはございません。当社の個人情報保護管理体制、当社が取扱う個人情報の利用目的、個人情報に関する当社の担当窓口は、 「個人情報保護方針」ページをご覧ください。なお、こちらのフォームを送信いただくことで、個人情報の取扱いに同意いただいたものといたします。

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