Scene
活用シーン
人事・総務部門の業務効率化なら「RPAデザイナー」
主な利用部署：人事・総務部門
｜RPAの具体的な活用例をご紹介
業務自動化システム「RPAデザイナー」を導入したお客様が、実際にどのような業務で活用されているかを具体的にご紹介します。
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勤怠管理と指導業務の自動化
勤怠状況の把握と長時間労働者への指導に多くの工数がかかっていたため、RPAを導入し、チェック業務の自動化を検討しました。従来は、担当者が月次日報を目視で確認し長時間労働者に対してメールや口頭で指導を行っていましたが、情報が届くまでに時間がかかり、迅速な対応が難しい状況でした。
RPAの導入後は、社員の月次日報の確認作業から一定時間を超えている社員の自動検出、該当社員に指導メールを自動送信までをRPAで運用する仕組みを構築しました。また、必要に応じてExcelにリストを作成し、上司へ情報を共有できるようになり、より迅速な対応が可能となりました。これまで目視で行っていた長時間労働者の確認作業と指導が効率化され、担当者の負担が減少しました。さらに、ヒューマンエラーのリスクも低減され、管理体制の強化にもつながっています。 |
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勤怠システムから給与システムへの入力を自動化 勤怠システムで集計された労働時間をCSVファイルで出力し、独立した給与システムに一つずつ手動で入力していました。特に、勤怠システムと給与システムが別々の会社のものであるため、カスタマイズしようとすると高額な費用が発生するため、システム間の連携が難しい状況でした。また、作業が月末に集中するため、担当者の負担が増大していた点が課題として挙げられていました。 「RPAデザイナー」で勤怠システムで実行ボタンを押下しCSVファイルをダウンロード、それを給与システムに自動入力する流れを構築しました。これにより、システム自体を変更することなく低コストで自動化が実現できました。決まった時間にシナリオの実行が可能なため、月末の負担が軽減され業務の効率化に繋がりました。 |
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求人サイトの確認を自動化 採用担当者が毎日15か所の求人サイトの新着情報をチェックしており、約1時間を要していました。加えて見落としや確認漏れが発生することもあり、良い人材を逃してしまう可能性がありました。 「RPAデザイナー」では、Excelに記載したログイン、ID情報をもとに求人サイトに自動でログインし、新着情報があった場合のみ該当サイトのURLをExcelにまとめる仕組みを構築。新着情報のあるサイトだけをピックアップした時点から作業開始が可能となり、作業時間が大幅に削減されました。応募者に対してもスピーディな対応が可能となりました。 |
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経費申請に伴うクレジット明細照合業務を自動化 会社クレジットカードの利用時、利用者は規定のExcelフォーマットに記載後メールで送付し、担当者はレジット使用履歴の内容が一致しているかを確認し社内システムに反映しています。クレジット明細の数が増加すると調査に時間がかかり、特に月末や月初など他業務が多忙になる時期には作業負荷が増えることが課題となっていました。 「RPAデザイナー」ではデータ検索と照合のプロセスを自動化しました。申請書の内容とカード明細を自動で照合し、不一致がある場合には自動でNGリストを作成するようにしました。担当者は、このリストを基に不一致項目から調査を開始できるようになりました。作業負荷が軽減され、他の業務に充てる時間も確保できるようになりました。 |
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派遣社員の契約更新を自動化 契約更新を迎える派遣社員のリストから、契約情報を別システムで構築されている労務管理システムに1件ずつ手動で入力しています。労務管理システムの方に自動更新・比較機能がなく、前回の契約情報と更新分の情報を1件ずつ目視で比較する必要があり、契約者の情報をExcelから人事労務管理システムに手作業で入力しています。月末の多忙な時期と重なると、担当者の負担が大きく、項目が多いことでミスが発生し課題となっていました。 「RPAデザイナー」では契約更新する派遣社員の情報（前回分と更新分）を確認し、自動でシステムに入力するプロセスを構築しました。既存の労務管理システムをそのまま利用できるため、新しいシステムの購入や教育コストも不要となり、効率的な運用を実現することができました。 |
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日報集計業務を自動社外から日報報告作業を行う場合、規定のExcelフォーマットに記載後メールで送付し、社内の担当者が手作業で社内システムに反映していました。しかし、担当者が休むと入力作業が遅延し、社外作業を行う社員の増加に伴い対応数が増え、負担が高くなっていました。 「RPAデザイナー」ではメールの受信から社内システムへの反映までの一連のプロセスを自動化しました。RPAが設定された時間にメールチェックを行い、メールから添付資料を取得して社内システムへの入力・反映作業を行います。これにより、処理が標準化され、常に一定の速度で作業が実行されるようになりました。 |
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業務自動化システム「RPAデザイナー」は、全体を通じてのシステム化が困難であった、データ収集・入力作業などの小規模な定型業務にも柔軟に対応。高付加価値のある業務に注力する環境を作りながら業務全体の最適化を実現します。
・１台で複数の動きを自動化
現在、パソコンを利用し行われている“アプリケーション上の操作”を覚え込ませることで、複数の業務への対応が可能となります。
・購入から運用まで最短1week
・ご利用はパソコン１台だけ
RPAデザイナーをご利用頂くにあたり、サーバーや特別なネットワークは不要です。パソコン１台さえあれば、ロボットがミスなく、ノンストップで作業を実施します。
※RPA実行中は、パソコンを専有する形となる為、注意が必要です。
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