導入事例

業務デザイナー for GxPを導入されたお客様事例をご紹介します。

変更管理業務

変更管理業務の
”効率化”と”情報連携の強化”を電子承認を活用して実現

株式会社雪の元本店

株式会社雪の元本店 様

導入時期:2015/7/1
従業員数:50名
事業内容:医薬品・医薬部外品・化粧品の製造販売及び、受託製造
適用業務:変更管理業務

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  • 変更管理業務の各部門間の情報共有や進捗状況の把握に関して課題があった。
  • 電子承認における業務の効率化や進捗状況の把握がし易い事。
  • 長期期間(1年以上)かかる変更管理業務の進捗状況が把握し易くなった。
    リアルタイムな情報の共有が出来るようになった。

課題 変更管理に関する書類の管理や関係者への周知、
進捗状況の把握に課題がありました。

業務改革・ペーパーレス化への推進への要求が社内で高まる中、これまで一部の業務にしか利用されていなかったワークフローシステムを、サーバの保守停止を機に見直すことになりました。

  • ①システムに関して、免疫が無い方でも、使いやすい事。
  • ②関係者を含め、リアルタイムな情報の共有が出来る事。
  • ③進捗状況の把握が簡単に出来る事。
    を特に重視し、利用者・管理者共に「使いやすい」システムを探していました。

導入 業務デザイナーに決めたポイント

  • ①従来の自社における変更管理の運用手順を大幅に変更する事無く、
    システム移行が可能であった。
  • ②現行帳票の書式変更が無く、システム化をしてもスムーズに運用できる事。
  • ③変更管理業務以外の業務にも展開が可能で、業務を一元管理できる事。

効果 費用削減や作業時間の短縮

変更管理業務の効率化と情報連携の強化を電子承認を活用して実現できた。

紙運用から電子化した事により、申請スピードの向上や情報の共有が実現できました。
また自社における運用手順を大幅に変更する事がなかった為、スムーズにシステム化が出来ました。

今後の展開

逸脱管理、文書管理へ順次運用の幅を広げたい。

品質管理業務

紙運用の欠点を無くし、業務の見える化・効率化を実現

株式会社池田模範堂

株式会社池田模範堂 様

導入時期: 2014年 12月
従業員数:321名(2018年4月時点)
事業内容:医薬品の製造販売
適用業務:医薬品製造における逸脱管理、変更管理業務

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  • 業務進捗の確認、書類検索性の向上へ
  • 既存の書式を維持しつつ、より強化した品質管理の体制の実現
  • 紙運用や手作業の欠点が無くなり、業務進捗の把握や作業費用の削減

課題 業務進捗の確認、書類検索性の向上へ

これまでの進捗確認は、沢山の書類の中から一枚一枚探すという無駄な時間が発生していました。システムを導入したことで即座に進捗状況を把握することができるようになりました。

  • 進捗状況を把握するために、関係者に電話を掛けたり、直接聞きに回ったりという、書類や情報を探す時間が大幅に削減され、また、文書紛失というリスクもなくなりました。

導入 既存の書式を維持しつつ、より強化した品質管理の体制の実現

  • システムへのスムーズな移行のため、これまで使用してきた書式に近い画面レイアウトを活用し、
    入力作業を極力削減しました。

効果 紙運用や手作業の欠点が無くなり、業務進捗の把握や作業費用の削減

現行帳票を活用する事で、現状業務を崩さずにスムーズにシステム移行ができました。さらに、足りない項目を追加することにより、紙で運用していた時よりも詳細な情報を確実に得ることができるようになりました。

汎用性が高いシステムで、現状に合わせて業務フローを自由に作成、変更ができ、自社のスピードに合わせて業務改善を実現する事ができました。

今後の展開

業務フローの柔軟性が高いため、業務内容に合わせて関係者への申請承認や情報連携がボタン一つで行う事ができます。
書類の印刷や配布、進捗確認、情報収集に掛かる時間を大幅に削減する事ができました。
「使う人にとって優しい」システムと充実したサポート体制により、導入後に大きく苦労したということはありませんでした。

その他業務

業務デザイナーによる
顧客からの苦情処理の管理によって業務効率化を実現!

株式会社LSIメディエンス

株式会社LSIメディエンス 様

導入時期:2017年6月(運用開始:2018年4月)
従業員数:3,501名(2017年3月期)
事業内容:臨床検査、診断薬、創薬支援、ドーピング検査
適用業務:体外診断用医薬品等に関わる苦情処理記録、測定依頼記録
     品質トラブル記録、問合せ是正処置記録、予防処置記録

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  • 既存システムの廃止による
    CSV対応可能な新規システム探し
  • 現状の帳票イメージを残しつつ
    段階的なシステム変更が可能
    (自己変更が可能なシステム)
  • その時々の業務形態に応じた変更もでき、絶えず進化させることが可能

課題 薬機法・ISOの改訂・国外法規制等の対応

    薬機法・ISOの改訂・国外法規制等の対応の為、既存システムの置き換えを機に、
    社内の品質保証業務に対してCSV対応可能なシステムを探すことになりました。

  • ①システムに対するCSV対応が可能なこと
  • ②現運用を変えずにそのまま運用が可能なこと
  • ③運用の変更に小回りが利くこと
  • ④複数の帳票に関連性を持たせ運用できること
    という点を基準に、新たな品質管理システムの導入を検討していました。

導入 業務デザイナーに決めたポイント

  • ①自身で作成し拡大可能な点、また文書管理システムや最新のRPAを利用した提案等、汎用的なシステムであること
  • ②現運用を変えずにそのまま運用することも可能なこと
  • ③蓄積された情報の二次活用(データ抽出等)
  • ④業務フローの可視化
  • ⑤システムに対するCSV対応が可能なこと
    という点が決め手となり、導入することに決めました。

効果 費用削減や作業時間の短縮

別帳票との連携が可能であり、効率のよい作業が実現できる

  • ①効率の良い作業で、業務の漏れを軽減
  • ②帳票の整理ができ、検索時に時間短縮が可能
  • ③経験を重ねるごとに自分でのバージョンアップが可能で、将来的に手順等の変更のきっかけにもなる
    という点が決め手となり、導入することに決めました。
今後の展開

今後の展開としては、他の品質業務のシステム化を推し進めながら、ISOに係る文書の版管理や、
教育訓練についても検討していきたいと考えています。

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