ワークフローシステム導入のメリットと他社との違いをご紹介します。

業務デザイナーのワークフローシステム

そもそもワークフローシステムとは?

ワークフローシステムとは、紙の申請書を用いて行っている業務の流れを、パソコンを活用したシステムにより自動化したものです。
紙の申請書を手渡しや郵送で人に渡していくのではなく、パソコン上の電子化された申請フォームに入力し送信することで申請や書類の共有ができ、次の人に自動で通知されるようになります。
このようにワークフローシステムを導入することで、手続きが円滑になり業務を効率化することができます。

“人でしかできない”作業に注力”

“人でしかできない”作業に注力”

  • 意思決定の スピードアップ

    決裁までに時間がかかっている

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    書類回付時間の削減、外出先で承認することで、決裁までの時間を短縮できます。

  • プロセスの 可視化と内部統制

    申請書が誰の所にあり、どういう状況なのか把握するのが困難

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    進捗確認、証跡や決裁情報が可視化でき、同時に、コンプライアンスを強化できます。

  • 人的ミス発生の予防

    システムの反映には金額など重要なものがありミスが発生するリスクがある

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    パソコン上で一括管理することでデータの入力ミスや、書類の紛失を防ぐことができます。

  • ペーパーレスで 経費削減

    書類を管理する保管スペースや印刷用紙の費用が必要

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    印刷用紙代、紙書類保管のコスト、郵送費などが削減できます。

他社ワークフローシステムと「業務デザイナー」との違い

導入のしやすさ 実作業のしやすさ 運用のしやすさ
他社システム
解説 ・他システムと連携することで、費用がかさむことも。
・導入に時間がかかる場合があります。
・カスタマイズ性に欠けます。
中にはいろいろな機能が入っていたり、使いやすいシステムもあります。ただ、テンプレートがあり、決まった作業しかできない、一度構築したシステムは容易に修正ができないなど、内容には注意が必要です。 ・最新版のシステムへバージョンアップや、企業のワークフローを見直すための修正の際、別途更新費用がかかる場合があります。
・商品によってサポートがついていない場合があります。
業務デザイナー
解説 ・導入後、他システムとの連携や業務フローの修正を自社で簡単にカスタマイズでき、トータルでかかる費用を節約できます。 ・見やすい画面かつ操作しやすい画面のため、初めて導入の方も安心です。
・プログラミングの知識がなくても、お絵かき感覚でワークフローの追加ができるため、企業それぞれにあったシステムの構築が可能です。
・お客様の声を基に改善を重ねた最新版の業務デザイナーを無償提供しており、時代の流れに合ったシステムを常にご利用いただけます。
・お客様ごとのマニュアルや、サポートセンターがあるので安心して効率よく使いこなせます。

「業務デザイナー」なら
導入から運用までをワンストップでサポート

「お客様自身で簡単に作成・修正ができるシステム」をコンセプトにしており、
手厚い操作講習会や常駐指導サービスなどを用意しています。
操作講習会では業務デザイナーの管理や運用方法のレクチャーを行い、実施の際はお客様の状況にあった資
料をご用意するため、「教科書に沿った」習得が可能です。また、弊社による帳票の代行作成も承っておりま
すので、「作りたい方」「任せたい方」どちらにも柔軟に対応が可能です。

「業務デザイナー」なら導入から運用までをワンストップでサポート 「業務デザイナー」なら導入から運用までをワンストップでサポート 「業務デザイナー」なら導入から運用までをワンストップでサポート

メーカー直販の強み!!
代理店を通じた販売ではなくメーカー直販として販売を行っているため、お問合せに対応し迅速な対応が可能です。
また、サポートセンターを常設しているため、導入後も安心して維持管理を任せることができます。

安心サポート

統合型システムとしての豊富な機能

総務一般の申請類をはじめとした、企業内の多種多様な業務を柔軟に「仕組み化」できる機能を取り揃えました。
会計周りの申請や営業活動での報告業務、ISO(国際標準化機構)やGxP(薬事法における品質管理省令)に従った品質管理業務など、
多くの業務に対応しています。

申請 計算結果や日付等を自動で表示できるほか、設定により「承認時」「受付時」「作成時」などのタイミングで自動的に連番を振ることができます。
また、“印鑑”として表示できる「電子印」は、紙の様式をそのまま再現することが可能。マスタ情報を持たせられるので、項目を選ぶだけで紐付く情報を参照表示できるほか、ミスを防止することで作業負荷を大幅に軽減します。
申請
承認 “承認”は勿論、「不備時に差し戻す“返却”」「見たことを報告する“確認”」「承認しない事を確定させる“否認”」と、状況による使い分けが可能です。
また、「代理承認or代行承認」の設定や「全員承認or誰か一人の承認」を設定することができるほか、帳票(申請書)上にある項目を判定しルートを自動で分岐できます。
このほかにも、複数の承認者へまとめて依頼を行えるので迅速な決裁が可能です。
承認
作成 業務デザイナーは、「業務をシステムに合わせるのではなく、システムを業務に合わせる」ことで、複雑な申請業務に対応しています。帳票作成はパレットから選択し、マウスで配置する簡単仕様。フロー図も、帳票と同じ要領でパーツを回付順にドラッグ&ドロップすれば完了です。
このほか、実用的な標準雛形として、すぐに運用できるテンプレートもご用意しました。
作成
組織変更 業務デザイナーなら、突然行われる組織情報の変更にも柔軟に対応することができます。例え運用中であっても、ワークフローを終了させることなく、そのままの状態で移行が可能で、その後は運用中のフローの承認者が変わり運用は続行されます。
組織変更への対応は、事前に簡単な準備をしておくことで、当日は設定を反映させるだけで移行が完了します。
組織変更
文書管理
システム
使う人の「見やすさ」と「使いやすさ」を重視した文書管理システムです。最新版の自動管理や文書同士のリンク、発行日・期限日の管理といった機能があり、システム上で管理・運用できるので探したい文書をすぐに見つけることができます。また、改定申請をワークフローで承認することにより、承認ルートの統制管理を徹底。公開用ファイルのみ閲覧可能なため、改竄や持ち出しの防止に効果的です。 文書管理 システム
グループ
ウェア
ニュース、連絡メモ、社内メール、組織情報、施設予約、会社予定、グループ予定、タイムカード、Q&Aなど、様々なグループウェア機能を標準で搭載しています。予定の管理や予定に連動した施設の予約、メールではできない情報の共有手段として、掲示板や資料室などを利用した情報のやり取りも可能です。 グループ ウェア